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Alles was du über das Aufbewahren von Firmenunterlagen wissen musst – Wie lange?

Hallo zusammen! Heute wollen wir uns mal der Frage widmen, wie lange man firmenunterlagen aufbewahren sollte. Da es hierbei nicht nur um Unternehmer, sondern auch um Angestellte, Freiberufler und Selbstständige geht, wollen wir uns mal genauer damit beschäftigen. Lass uns also mal schauen, was es dazu zu sagen gibt!

Grundsätzlich solltest du Firmenunterlagen so lange wie möglich aufbewahren. Es kann sein, dass du sie später noch einmal brauchst, deshalb lohnt es sich, sie zu archivieren. In der Regel empfiehlt es sich, sie mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungspflicht von Personalakten nach § 195 BGB

Du als Arbeitgeber bist verpflichtet, Personalakten Deiner ausgeschiedenen Mitarbeiter mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Diese Verpflichtung besteht, weil ein ausgeschiedener Mitarbeiter innerhalb dieser Frist arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Einzelheiten sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 195 geregelt. Deshalb ist es wichtig, dass Du Dich an diese Vorschrift hältst und die Personalakten Deiner Mitarbeiter ordnungsgemäß aufbewahrst.

Arbeitgeber müssen Lohnunterlagen aufbewahren

Du musst als Arbeitgeber bestimmte Dokumente über Deine Arbeitnehmer aufbewahren. Hierzu zählen die Lohnunterlagen, Beitragsabrechnungen, Beitragsnachweise und Bescheinigungen. Diese musst Du bis zum Ende des Kalenderjahres darüber hinaus auch noch nach der letzten Betriebsprüfung aufbewahren. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und Du musst Dich daran halten. Vergiss nicht, Deine Unterlagen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, damit Du jederzeit über die aktuellen Daten Deiner Arbeitnehmer verfügst.

Gehaltsabrechnungen: So lange müssen Sie aufbewahrt werden

Als Arbeitnehmer hast Du ein Recht auf Einsicht in Deine Gehaltsabrechnungen. Diese müssen laut gesetzlicher Vorschrift mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt jeweils mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Unterlagen, die zum Beispiel im Jahr 2019 entstanden sind, können also frühestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden. Es ist wichtig, dass Du Zugang zu Deinen Unterlagen hast, um eine faire Bezahlung zu gewährleisten. Solltest Du also Fragen zu Deiner Gehaltsabrechnung haben, kannst Du Dich jederzeit an Deinen Arbeitgeber wenden.

20 Jahre Aufbewahrungsfrist nach MwStG: Unterlagen schützen & Fristen einhalten

Laut § 70 Ziffer 3 des Mehrwertsteuergesetzes (MwStG) sollte man als Geschäftsinhaber oder Unternehmer seine Unterlagen, die im Zusammenhang mit seinem Gewerbe stehen, für 20 Jahre aufbewahren. Diese Regelung ist in der Steuergesetzgebung festgelegt und muss eingehalten werden. Eine Nichteinhaltung kann in manchen Fällen mit einer Geldstrafe geahndet werden. Es empfiehlt sich daher, die Unterlagen in einem sicheren und geschützten Ort aufzubewahren, um sie vor möglichen Beschädigungen oder Verlust zu schützen. Gleichzeitig sollte man sich auch einen Überblick über die gesetzliche Frist verschaffen, damit man nicht versehentlich die Frist überschreitet und möglicherweise eine Geldstrafe riskiert.

Firmenunterlagen aufbewahren: Wie lange ist empfohlen?

Kontoauszüge aufbewahren: So halte Dich an die Fristen

Du bist selbstständig und fragst Dich, wie lange Du Kontoauszüge aufheben musst? Grundsätzlich müssen Auszüge von Geschäftskonten zehn Jahre aufbewahrt werden. Allerdings kann es auch vorkommen, dass Du sie sogar länger aufbewahren musst. Die Steuerbehörde kann nämlich bei Bedarf die Kontoauszüge auch länger als zehn Jahre prüfen. Daher empfiehlt es sich, alle Kontoauszüge mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt vor allem, wenn du ein Gewerbe angemeldet hast. Auch wenn Du ein Kleingewerbe betreibst, musst Du Kontoauszüge aufbewahren, denn auch hier kann die Steuerbehörde die Kontoauszüge jederzeit anfordern. Damit Du Dich an die Aufbewahrungsfristen hältst, solltest Du ein einfaches Archivsystem anlegen und die Kontoauszüge regelmäßig sortieren. So kannst Du sichergehen, dass die Auszüge jederzeit verfügbar sind und Du immer im Blick hast, wann die Kontoauszüge entsorgt werden dürfen.

Bewirtungsbelege, Quittungen & Tankbelege: 10 Jahre Aufbewahrungsfrist

Du fragst dich, welche Aufbewahrungsfrist für Bewirtungsbelege, Quittungen und Tankbelege gilt? Hier gibt es eine eindeutige Antwort: Alle diese Belege, egal ob Quittung, Tankbeleg oder Rechnung von Bewirtungen, fallen unter sogenannte „Buchungsbelege“ und müssen daher 10 Jahre lang aufbewahrt werden1001. Diese Regelung ist in § 147 AO (Abgabenordnung) festgelegt. Um die Aufbewahrung so einfach wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, alle Belege gleich in einem Ordner, einer Schachtel oder auf einem USB-Stick an einem Ort zu sammeln. So hast du alles auf einen Blick griffbereit und musst nicht lange suchen.

Aufbewahrungsdauer Unterlagen: 7-22 Jahre

Hast du Probleme damit, wie lange du deine Unterlagen aufbewahren musst? Hier kommt ein kurzer Überblick, der dir die wichtigsten Informationen zusammenfasst. Du musst deine Buchhaltungsunterlagen und Belege/Rechnungen für 7 Jahre aufbewahren. Außerdem musst du Unterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen, gemäß dem Umsatzsteuergesetz 22 Jahre aufbewahren. Es ist wichtig, dass du alle Unterlagen in einem gut organisierten und sicheren System archivierst. So hast du immer Zugriff auf die Informationen, die du für deine Steuererklärung benötigst. Einige Unterlagen müssen sogar noch länger aufbewahrt werden, z.B. Unterlagen zu Immobilien- oder Unternehmenskäufen. Hier solltest du in jedem Fall den Rat eines Steuerberaters einholen, um sicherzustellen, dass du alle relevanten Unterlagen aufbewahrst.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen nach UStG §14

UStG

Du musst deine Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. So steht es im Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 b Abs 1 Satz 1. Der Zeitraum beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Diese Regelung findet sich in § 14 Abs 1 Satz 3 UStG. So bist du auf der sicheren Seite und kannst dich bei Bedarf auf deine Rechnungen berufen. Außerdem kannst du so auch immer den Überblick über deine Ausgaben behalten.

10-Jahresfrist: Aufbewahrung von Unterlagen gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung

Gemäß § 257 (4) des Handelsgesetzbuches und § 147 (3) des Abgabenordnungsgesetzes musst du die Buchungsbelege, Buchungsprogramme, Konten, Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie Jahresabschlüsse inklusive Anhang und Lagebericht sorgfältig und ordnungsgemäß mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Dies gilt als grundsätzliche Voraussetzung, um im Fall einer Prüfung durch Finanzbehörden oder Steuerberater alle Unterlagen zur Verfügung zu haben. Es ist daher wichtig, dass du die Daten sicher und auf dem neusten Stand hältst. Außerdem ist es hilfreich, wenn du einen kompletten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben behältst und die Unterlagen regelmäßig sortierst und archivierst. Somit hast du alles Wichtige gut organisiert und kannst im Falle einer Prüfung schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre!

Du musst als Unternehmer deine Buchhaltungsdaten, EDV-Kalkulationsunterlagen, Kassenberichte, Kassenbücher und -blätter, Kassenzettel, Kontenpläne und Kontenplanänderungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Kassenzettel musst du allerdings nur 6 Jahre aufheben. Es ist wichtig, dass du alle Unterlagen ordentlich archivierst und korrekt vorhältst, denn nur so kannst du im Falle einer Prüfung deine Buchführung nachweisen. Auch bei Veränderungen in deinem Unternehmen musst du die entsprechenden Unterlagen vorhalten, da diese für die Steuererklärung relevant sind.

 Aufbewahren von Firmenunterlagen - Zeitraum und Regeln

Aufbewahrung von Buchungsbelegen: 10 Jahre notwendig

Du solltest deine Buchungsbelege unbedingt 10 Jahre aufbewahren. Diese Unterlagen sind der Grundstein für die Eintragungen in deine Bücher und Aufzeichnungen. Wenn du ein Unternehmen betreibst, musst du die zugehörigen Belege 10 Jahre lang aufheben. Dies ist eine gesetzliche Pflicht. Aber auch als Privatperson solltest du deine Belege 10 Jahre lang aufbewahren. Das ist ein guter Ratschlag, damit du immer alle wichtigen Informationen zur Hand hast.

Gesetzliche Bestimmungen zur Aufbewahrung von Unterlagen

Du musst Deine Unterlagen regelmäßig aufbewahren, um sicherzustellen, dass du alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllst. Die Aufbewahrungspflicht beträgt für Buchführungsunterlagen zehn Jahre und für andere Unterlagen sechs Jahre. Diese Fristen sind einzuhalten, da im Falle einer Prüfung die Unterlagen vorgelegt werden müssen. Damit du auf der sicheren Seite bist, solltest du die Unterlagen entsprechend lange aufbewahren. Bedenke aber, dass es auch Kosten für die Einlagerung und Kontrolle sowie für die Vernichtung der Akten gibt, die du unbedingt in deine Kalkulation einbeziehen musst.

Aufbewahren für die Ewigkeit: Welche Dokumente?

Du solltest auch deinen Personalausweis, deine Geburtsurkunde, dein Ehefähigkeitszeugnis und deinen Impfpass für die Ewigkeit aufbewahren. Dasselbe gilt für Unterlagen, die im Zusammenhang mit einem Studium oder einer Ausbildung stehen. Alles, was du im Zusammenhang mit einem Bankkonto, einem Versicherungsvertrag oder Investitionen hast, solltest du ebenfalls aufheben. Zudem solltest du alle Unterlagen zu Steuererklärungen und Steuerrückerstattungen archivieren. Diese Dokumente solltest du in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahren.

Aufbewahrungs- und Nachweisverfahren vereinfacht: 5 Jahre Datenträgerpflicht

1 beschrieben.

Mittlerweile musst Du als Steuerpflichtiger nur noch 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhalten. Dies wird in § 147 Abs 6 S 6 AO und im Einführungsgesetz zur Abgabenordnung Art2912.1 festgelegt. Damit wird das Aufbewahrungs- und Nachweisverfahren vereinfacht. Auch der administrative Aufwand für Steuerpflichtige wird reduziert. Allerdings müssen alle Unterlagen auf dem Datenträger noch lesbar und manipulationssicher sein. So hast Du die Gewissheit, dass Du immer auf Nummer sicher gehst.

Aufbewahrungsfristen für Arbeitsrechtliche Unterlagen

Du musst als Arbeitgeber bestimmte arbeitsrechtliche Unterlagen bestimmten Fristen entsprechend aufbewahren. So musst du Arbeitszeugnisse drei Jahre lang aufbewahren, während du Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile, die gerichtliche Verfahren betreffen, 30 Jahre lang aufheben musst. Auch interne Unterlagen zu arbeitsrechtlichen Themen, wie z.B. Verträge, müssen dementsprechend aufbewahrt werden. Es ist wichtig, dass du dir die gesetzlichen Fristen merkst, um nicht gegen die Arbeitnehmerdatenschutzrichtlinien zu verstoßen.

Entsorge alle Unterlagen vor 2012 bis 2023!

Du kannst im Jahr 2023 alle Unterlagen entsorgen, die vor dem 31. Dezember 2012 erstellt wurden und somit unter die 10-Jahres-Frist fallen. Laut Schätzungen von Schroeder gehören dazu vor allem Quittungen, die bis zum 09.01. erstellt wurden. Doch auch andere Dokumente, die vor dem letzten Tag des Jahres 2012 entstanden sind, können getrost entsorgt werden. Diese solltest du dann in jedem Fall im nächsten Jahr wegwerfen.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist: 2023 ist es endlich vorbei!

Du kannst in 10 Jahren einiges an Unterlagen entsorgen. 2023 ist es endlich soweit! Dann kannst Du Dich von Jahresabschlüssen, Buchungsbelegen, Kontoauszügen und Co. verabschieden. All diese Unterlagen hast Du 10 Jahre lang aufbewahren müssen, aber 2023 ist es vorbei. Einige Beispiele, die Du entsorgen kannst, sind: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel und Lieferscheine. Einmal durchatmen und alles was Du loswerden möchtest, entsorgen.

Steuerbelege 10 Jahre aufbewahren: Was du wissen musst

Seit dem Steueränderungsgesetz 1998 musst du deine Buchungsbelege nun länger aufheben: Statt 6 Jahren sind es nun 10 Jahre. Dazu zählen Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahme, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen und Bewertungsunterlagen. Aber auch weitere Einträge sind wichtig: Gehaltabrechnungen, Grundstücksverkäufe oder Ein- und Ausgangsrechnungen. Das ist wichtig, damit du bei eventuellen Prüfungen durch das Finanzamt die Unterlagen bereitstellen kannst. Also heb sie sorgfältig auf und verlängere deine Aufbewahrungsfristen entsprechend.

Aufbewahrungsfristen geschäftsrelevanter Unterlagen nach BGB §195

Du hast einen Nachlass erhalten und fragst Dich, wie lange Du die darin enthaltenen geschäftsrelevanten Unterlagen behalten sollst? Als Richtschnur kann Dir hierfür der § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) dienen, denn in diesem wird eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren festgelegt. Allerdings solltest Du auch beachten, dass manche Unterlagen auch schon früher entsorgt werden dürfen. So kannst Du nach Ablauf eines Jahres nach Beendigung der Geschäftsbeziehung meist schon viele Rechnungen entsorgen und auch Kontoauszüge dürfen nach einer Aufbewahrungsfrist von nur sechs Monaten vernichtet werden. Daher lohnt es sich, die einzelnen Unterlagen im Nachlass genau zu überprüfen und entsprechend der Aufbewahrungsfristen zu entsorgen.

Zusammenfassung

Grundsätzlich solltest du Unterlagen, die dein Unternehmen betreffen, so lange wie möglich aufbewahren. Dies hängt jedoch davon ab, wie relevant sie sind und wie lange du sie benötigst. Einige Unterlagen, wie beispielsweise Rechnungen, müssen für den Fall, dass du sie benötigst, mehrere Jahre aufbewahrt werden. Andere Dokumente hingegen, wie etwa Aufzeichnungen über Ereignisse, die länger als ein Jahr zurückliegen, müssen nicht unbedingt so lange aufbewahrt werden. Wenn du dir nicht sicher bist, wie lange du bestimmte Unterlagen aufbewahren musst, kannst du dich auch immer an deinen Steuerberater wenden.

Du solltest alle Unterlagen, die du für dein Unternehmen benötigst, so lange wie möglich aufbewahren. Dadurch kannst du jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen und bist vor eventuellen finanziellen Konsequenzen geschützt.

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