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Alles was du über die Aufbewahrungsfristen von Unternehmensbelegen wissen musst – Wie lange muss ein Unternehmen Belege aufbewahren?

Hey, du hast dich sicher schon mal gefragt, wie lange ein Unternehmen Belege aufbewahren muss? Das kann sehr unterschiedlich sein und hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Artikel werden wir dir erklären, wie du die Aufbewahrungsfristen richtig einschätzt und was du beachten musst.

Grundsätzlich müssen Unternehmen ihre Belege mindestens 6 Jahre aufbewahren. Die genaue Dauer hängt aber auch von der Art des Unternehmens und der Art der Belege ab. Wenn Du dir unsicher bist, kannst Du immer einen Experten fragen.

10 Jahre Rechnungen aufbewahren – Wichtig für Unternehmen

des Jahres) des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Du musst also alle Rechnungen, die du ausgestellt und selbst erhalten hast, 10 Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn du dein Unternehmen schützen möchtest, ist es sehr wichtig, dass du die Rechnungen für die gesamte 10-jährige Aufbewahrungsfrist bewahrst, da die Rechnungen als Nachweis für steuerliche und rechtliche Fragen dienen können. Solltest du also einmal eine Rechnung brauchen, behalte die 10-jährige Aufbewahrungsfrist im Auge, um zu vermeiden, dass du sie zu spät findest.

Aufbewahrung von Unterlagen 10 Jahre: Liste wichtiger Dokumente

Du fragst Dich, welche Unterlagen es sich lohnt, 10 Jahre aufzubewahren? Hier gibt es eine Liste von Dokumenten, die Du mindestens 10 Jahre lang archivieren solltest. Dazu gehören Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen. Diese Dokumente sind für Dich wichtig, um die Kontinuität Deines Unternehmens nachzuweisen und sollten daher sorgfältig aufbewahrt werden. Außerdem können sie bei Bedarf auch als Nachweis für steuerliche oder rechtliche Fragen wertvolle Dienste leisten.

Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen: 6-10 Jahre

Du musst deine geschäftlichen Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Viele Unterlagen müssen sogar 10 Jahre lang bei dir bleiben. In der Regel sind das Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Buchhaltungsunterlagen usw. Diese Frist ist wichtig, weil du sie bei eventuellen Nachweisen, z.B. bei einer Steuerprüfung, vorlegen musst. Damit du immer den Überblick behältst, solltest du regelmäßig deine Unterlagen sortieren und überprüfen. So kannst du sichergehen, dass du alle nötigen Unterlagen aufbewahrst und nichts Wichtiges vergisst.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege: 10 Jahre!

Du fragst dich, wie lange du deine Rechnungen und Belege aufbewahren musst? Die Antwort ist: 10 Jahre! Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Kontoauszüge, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege wie Lieferscheine oder Tankbelege. Diese Regelung soll dazu dienen, dass du bei Bedarf jederzeit zu den Daten deines Unternehmens Zugriff hast und einzelne Beträge nachvollziehen kannst. Deshalb ist es wichtig, dass du alle Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrst. So hast du immer alles griffbereit und kannst beweisen, dass deine Angaben korrekt sind.

 Aufbewahrungsfrist von Belegen für Unternehmen

Aufbewahrung von Arbeitsrechtsdokumenten: 3-30 Jahre

Du musst als Arbeitgeber*in die arbeitsrechtlichen Unterlagen wie Arbeitszeugnisse und andere Dokumente, die in gerichtliche Verfahren involviert sind, drei bzw. 30 Jahre aufbewahren. Wenn Du dies nicht tust, kann das schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Daher ist es wichtig, dass Du die Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrst und regelmäßig kontrollierst. Dazu kannst Du eine eindeutige Ordnungsstruktur für die Dokumentation verwenden, um eine einfache Auffindbarkeit der Unterlagen zu gewährleisten. Auch ein Backup-System kann hilfreich sein, um zu vermeiden, dass Unterlagen verloren gehen oder beschädigt werden.

Mehrwertsteuergesetz: 20 Jahre Aufbewahrung von Belegen & Unterlagen

Gemäß Art 70 Ziff 3 des Mehrwertsteuergesetzes (MwStG) musst Du Geschäftsunterlagen und Belege mindestens 20 Jahre aufbewahren. Dies betrifft alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit einer Mehrwertsteuer-Voranmeldung stehen. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen, die Du an Deine Kunden verschickst oder Rechnungen, die Du selbst erhältst. Ebenso müssen Belege, die Du für die Erstellung Deiner Steuererklärung benötigst, 20 Jahre aufbewahrt werden. So bist Du auf der sicheren Seite, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt. Vergiss nicht, Deine Unterlagen regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Du immer die aktuellen Unterlagen parat hast.

Aufbewahrungsfrist: Sechs Jahre für Lohnsteuer-Abrechnungen als Unternehmer

Du als Unternehmer musst alle Gehaltsabrechnungen deiner Arbeitnehmer mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Dieser Verpflichtung unterliegen insbesondere auch die Lohnsteuer-Abrechnungen. Denn der Gesetzgeber sieht hier eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Also denke daran, deine Lohnabrechnungen über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. So bist du auf der sicheren Seite und kannst im Falle einer Prüfung jederzeit nachweisen, dass du die gesetzlichen Vorschriften einhältst.

Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre oder 6?

Du solltest die Dokumente, die du für deine Buchhaltung benötigst, im Zweifel länger aufbewahren. Dazu kannst du dich an die Aufbewahrungsfristen halten. Wenn die Unterlagen als Grundlage für deine Buchungen dienen, beträgt die Frist 10 Jahre. Sollten sie nur für andere Zwecke verwendet werden, reicht eine Frist von 6 Jahren. Denke jedoch daran, dass es je nach Rechtslage auch abweichende Fristen geben kann – informiere dich daher bei Bedarf in deinem Land.

Kontoauszüge aufbewahren: Mind. 3 Jahre lang

Du fragst Dich, wie lange Du Kontoauszüge aufbewahren solltest? Wir empfehlen, dass Du alle Kontoauszüge, die Du erhältst oder die Du erbracht hast, mindestens drei Jahre lang aufbewahrst. Da Kontoauszüge die gebuchten Zahlungen nachweisen, ist es wichtig, dass Du sie speicherst.

Es ist besonders sinnvoll, Kontoauszüge über einen längeren Zeitraum aufzubewahren, falls Du später einmal eine Frage zu einer bestimmten Zahlung hast. Dann kannst Du alle Informationen, die Du benötigst, aus den Kontoauszügen ablesen. Zudem kann es auch sinnvoll sein, wenn Du Deine Kontoauszüge bei einigen Einkäufen, etwa bei größeren Anschaffungen, längere Zeit aufbewahrst. So hast Du alle nötigen Informationen zu Hand, um einen eventuellen Reklamationsfall zu klären.

Aufbewahrungspflicht für Arbeitsrecht: 5 Jahre gemäss ArGV1

Du musst dich als Arbeitgeber an die fünfjährige Aufbewahrungspflicht für arbeitsrechtliche Unterlagen halten – gemäss Art 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Dazu gehören Dokumente, die sich auf Personalien, Beschäftigungsart, Ein- und Austritt, Arbeits- und Pausenzeiten, Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen beziehen. Diese müssen für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. So bist du als Arbeitgeber bestens auf eine mögliche Kontrolle durch die Behörden vorbereitet.

 Aufbewahrungsfrist für Unternehmensbelege

Aufbewahrungspflicht für Unternehmer: § 257 HGB beachten

Du musst als Unternehmer bestimmte Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören sowohl empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe als auch Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe. Diese Regelung ist in § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) festgeschrieben. Es ist wichtig, dass Du dich an diese Fristen hältst, da das Finanzamt bei Bedarf Einsicht in Deine Unterlagen nehmen kann. Hierbei können empfindliche Strafen drohen, solltest Du nicht aufbewahrungspflichtige Unterlagen aufbewahren oder Dokumente nicht ordnungsgemäß archivieren. Daher ist es ratsam, die Unterlagen übersichtlich und gut lesbar abzuspeichern und regelmäßig zu überprüfen.

Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen (§147 AO)

Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren sind für Buchführungsunterlagen vorgeschrieben (§ 147 AO). Wie lange sie genau aufbewahrt werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum Beispiel, ob es sich um Unterlagen handelt, die für die Steuerfestsetzung relevant sind. Diese solltest du immer für zehn Jahre aufheben. Ebenso wichtige Dokumente, die für die Prüfung der Steuerfestsetzung wichtig sind, müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden. Unterlagen, die nur für die Steuerfestsetzung und nicht für die Prüfung erforderlich sind, können nach sechs Jahren vernichtet werden.

Damit du die Bescheinigungen nicht verlierst, empfehlen wir dir, diese zu digitalisieren oder zu scannen und auf einer externen Festplatte oder in der Cloud zu speichern. So hast du sie immer zur Hand, wenn du sie brauchst. So kannst du dir auch sicher sein, dass du immer die richtigen Unterlagen aufhebst.

Aufhebung von Rechnungen und Belegen gemäß UStG

Du musst als Privatperson laut § 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) Rechnungen und Belege von steuerpflichtigen Leistungen, die du in Anspruch nimmst, mindestens zwei Jahre lang aufheben. Auch wenn du einen Gewerbebetrieb führst, ist es ratsam, diese Unterlagen gemäß § 14 UStG aufzubewahren. So hast du die Sicherheit, dass du bei einer Steuerprüfung alle notwendigen Belege vorlegen kannst. Nicht nur bei steuerpflichtigen Leistungen, sondern auch bei privaten Ausgaben solltest du Belege aufheben, denn so hast du einen besseren Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.

Aufbewahrung von Personalakten: Mind. 3 Jahre, länger bei Ansprüchen

Du als Arbeitgeber solltest daher deine Personalakten für mindestens drei Jahre aufbewahren. Dies gilt für alle Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeugnisse und andere wichtige Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist kann sich aber auch verlängern, wenn ein Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen kann. Dies können zum Beispiel Ansprüche auf Abgeltung von Urlaubsansprüchen, Abfindungen, Lohnnachforderungen oder Kündigungsschutzklagen sein. In diesen Fällen solltest du die Unterlagen mindestens bis zur endgültigen Klärung aufbewahren.

Auch wenn du also schon lange keinen Kontakt mehr zu deinem Mitarbeiter hast, empfehlen wir dir, die Personalakte mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du im Falle einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung immer die nötigen Unterlagen zur Verfügung hast.

Wirtschaftsjahr & Belege: Wann sind Fristen fällig?

Du musst wissen, dass ein Wirtschaftsjahr, das nicht dem Kalenderjahr entspricht, andere Fristen hat. Der Schluss des Wirtschaftsjahres ist dann maßgeblich für die Fälligkeit der Fristen. Außerdem musst du deine Belege so lange aufbewahren, bis du sicher sein kannst, dass sie nicht mehr für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind. Die Belege solltest du also solange aufbewahren, bis du dir sicher bist, dass du sie nicht mehr brauchst.

Lohnabrechnungen 6 Jahre aufbewahren – Steuerliche Folgen beachten

Du musst Lohnabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahren. Das heißt, wenn du Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 hast, kannst du sie erst ab 2022 entsorgen. Wenn du also Lohnabrechnungen von 2022 hast, kannst du sie erst Ende 2028 wegwerfen. Das ist wichtig, da Lohnabrechnungen im Zusammenhang mit der Lohnsteuer stehen. Es lohnt sich also, die Unterlagen gut aufzubewahren.

Kontoauszüge sicher entsorgen: Verantwortungsbewusst schützen

Du solltest die Kontoauszüge also nicht im normalen Hausmüll entsorgen, wenn du sensible Daten schützen willst. Handelt es sich dabei um einfache Ausdrucke, etwa vom Online-Banking, kannst du sie problemlos mit dem Altpapier entsorgen. Einige Banken bieten auch ein spezielles Service an, bei dem sensibles Material wie Kontoauszüge sicher entsorgt wird. Es ist also nicht nötig, die Kontoauszüge zu zerstören oder zu zerkleinern. Mit dem notwendigen Verantwortungsgefühl kannst du deine Daten schützen.

Aufbewahrung: Warum Buchungsbelege 10 Jahre lang archivieren?

Du solltest deine Buchungsbelege unbedingt 10 Jahre aufbewahren! Warum? Weil sie die Grundlage für die Eintragungen in deine Bücher und Aufzeichnungen darstellen. Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die du für deine Geschäftsvorfälle benötigst. Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, musst du die dazugehörigen Belege also 10 Jahre aufbewahren. Vergiss also nicht, deine Belege regelmäßig zu archivieren, damit du immer alle wichtigen Unterlagen zur Hand hast.

10-jährige Aufbewahrungspflicht für Patientenakten

Du hast als Arzt, Heilpraktiker oder ähnliche Berufsgruppe eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für die Patientenakten. Diese Verpflichtung gilt auch für bereits verstorbene Patienten. In diesem Fall ist keine längere Aufbewahrung notwendig, da es unwahrscheinlich ist, dass Rechtsnachfolger und Erben nach so vielen Jahren noch Ansprüche geltend machen. Allerdings musst Du die Akten für mindestens 10 Jahre nach dem Tod des Patienten aufbewahren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Du Deine Patientenakten ordentlich und datenschutzkonform aufbewahrst, um sicherzustellen, dass die Rechte der Patienten gewahrt werden.

Kontoauszüge Anfordern: So Geht’s + Gebühren beachten

Du möchtest Kontoauszüge deiner Bank anfordern? Das ist überhaupt kein Problem! Laut Gesetz müssen Banken Daten über Kontobewegungen mindestens 10 Jahre aufheben. Deshalb kannst du bei deiner Bank ohne Probleme Auszüge über deine Kontobewegungen anfordern. Dazu musst du einfach deine Bank kontaktieren und darum bitten. Je nach Bank kannst du die Auszüge dann per Post oder auch digital anfordern. Bedenke aber, dass du gegebenenfalls Gebühren für die Ausstellung solcher Auszüge bezahlen musst. Wir empfehlen dir, dich vorher bei deiner Bank zu erkundigen, ob und welche Gebühren anfallen.

Schlussworte

Grundsätzlich musst du als Unternehmer alle Belege mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. In manchen Fällen werden sogar noch längere Fristen vorgeschrieben, z.B. bei Steuerbelegen oder Verträgen. Am besten du informierst dich bei deinem Steuerberater, welche Belege du wie lange aufbewahren musst.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, dass du als Unternehmen deine Belege mindestens 5 Jahre lang aufbewahrst, da es ansonsten zu Problemen mit dem Finanzamt kommen kann. Also vergiss nicht regelmäßig aufzuräumen und lasse dir nicht zu viel Zeit damit.

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