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Wie lange müssen Sie Ihre Papiere aufbewahren? So finden Sie heraus, welche Dokumente Sie für die Steuererklärung benötigen

Hey Du!
Du hast sicher schon mal überlegt, wie lange du deine Papiere eigentlich aufbewahren musst? Wir können dir helfen, das herauszufinden. In diesem Artikel erklären wir dir, welche Papiere du wie lange aufbewahren musst.

Du musst alle Rechnungen, Garantiedokumente und Verträge, die du für die Steuererklärung benötigst, mindestens 7 Jahre aufbewahren. Kontoauszüge und andere Bankunterlagen solltest du mindestens 6 Monate lang aufbewahren.

Geschäftsunterlagen: 6 Jahre aufbewahren!

Du musst deine Geschäftsunterlagen nicht ewig aufbewahren, sondern nur 6 Jahre lang. Dazu zählen empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben von verschickten Handels- oder Geschäftsbriefen und alle anderen Unterlagen, die für deine Besteuerung relevant sind. Diese musst du also 6 Jahre lang aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch den Finanzamt alle Unterlagen vorlegen zu können. Danach kannst du sie entsorgen und musst nicht mehr darauf achten, dass du sie aufbewahrst.

Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen: 6 Jahre!

Du musst als Arbeitgeber sechs Jahre lang Aufzeichnungen über die Lohnabrechnungen deiner Mitarbeiter aufbewahren. Andernfalls riskierst du eine Geldstrafe. Zum Beispiel musst du Lohnabrechnungen des Jahres 2016 mindestens bis 2022 aufbewahren und erst dann dürfen sie entsorgt werden. Lohnabrechnungen, die im Jahr 2022 erstellt wurden, müssen bis Ende 2028 aufbewahrt werden. Auf diese Weise hast du die Gewissheit, dass du deine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllst.

Aufbewahrungsfrist für Grundstücks-Rechnungen: 5 Jahre

Du musst keine fünfjährige Aufbewahrungsfrist für deine Rechnungen einhalten, aber es ist ratsam, Rechnungen, die für Leistungen am Grundstück ausgestellt wurden, für fünf Jahre aufzubewahren. Dies ist wichtig, um im Falle einer Gewährleistungspflicht des Dienstleisters eine Beweisführung zu ermöglichen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, ein Grundbuchamt zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass alle Änderungen, die an einem Grundstück vorgenommen werden, ordnungsgemäß eingetragen sind. Außerdem solltest du auch alle Rechnungen aufbewahren, die für Wartungsarbeiten am Grundstück ausgestellt wurden. Diese Dokumente sind wichtig, um im Falle eines Streits mit Versicherungsgesellschaften beweisen zu können, dass alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen wurden.

Aufhebung von Urteilen, Mahnbescheiden und Prozessakten: Wichtig für Rechtsstreitigkeiten

Du solltest Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten unbedingt 30 Jahre aufheben. Diese Unterlagen können bei bestimmten Rechtsstreitigkeiten wichtig sein, da sie belegen, was vor langer Zeit geschehen ist. Auch wichtig ist es, Unterlagen wie alte Lohnabrechnungen, Steuerbescheide und Steuererklärungen für mindestens sechs Jahre aufzuheben. Obwohl viele dieser Dokumente nicht mehr benötigt werden, ist es wichtig, sie für den Fall aufzubewahren, dass es später zu Streitigkeiten kommt. Vergiss nicht, dass du alles, was du aufhebst, an einem sicheren Ort aufbewahren musst.

Papiere aufbewahren: wie lange und was muss ich beachten?

Wie lange Kassenbelege aufbewahren? Richtlinien für Privatpersonen & Unternehmen

Du fragst Dich, wie lange Du Kassenbelege aufbewahren musst? Für die meisten Privatpersonen gilt: Belege sollten solange aufbewahrt werden, bis der Garantieanspruch auf eine Ware abgelaufen ist. Auch Rechnungen über größere Anschaffungen, zum Beispiel ein neues Auto, sollten für einige Jahre aufbewahrt werden. Unternehmen und Selbstständige hingegen müssen sich an eine andere Regel halten: Kassenbelege müssen hier mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Natürlich kann man Belege auch länger aufheben – wenn man möchte.

Steuerbescheid aufheben – So lange gelten lassen bis er ungültig ist

Du solltest deinen Steuerbescheid also mindestens zehn Jahre aufheben. Als Faustregel kannst du dabei gelten lassen, dass du ihn so lange aufhebst, wie er gültig ist. Denn im Falle eines Steuerprüfungsverfahrens möchte sich das Finanzamt die Möglichkeit offen halten, deine Steuererklärung zu überprüfen. Wenn du deinen Steuerbescheid also nicht mehr benötigst, solltest du ihn nicht wegwerfen, sondern sicherheitshalber abheften. So kannst du immer darauf zugreifen, wenn du ihn nochmal brauchst – und bist zudem auf der sicheren Seite.

Gesetzliche Rentenversicherung: Unterlagen aufbewahren und Rechte schützen

Du als Versicherter der gesetzlichen Rentenversicherung solltest deshalb sämtliche Unterlagen, die deinen Rentenanspruch betreffen, aufbewahren. Dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und auch Sozialversicherungsnachweise. Auch Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld solltest du aufheben. Vergiss nicht, deine Unterlagen zu archivieren, bis dein Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. So kannst du sicherstellen, dass deine Rechte geschützt sind.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: 20 Jahre

Du hast eine Frist, die du beachten musst, wenn es um den Schutz deiner Geschäftsunterlagen geht. Gemäß Art 70 Ziff 3 des MwStG (Mehrwertsteuergesetz) musst du deine Unterlagen für eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren aufbewahren. Es ist wichtig, dass du die Unterlagen für diesen Zeitraum sicher verwahrst, um einen reibungslosen Ablauf deines Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem ist es sinnvoll, die Unterlagen zu archivieren und zu kategorisieren, um einen leichteren Zugang zu haben, wenn du sie später benötigst. Eine weitere Möglichkeit, die Unterlagen sicher aufzubewahren, besteht darin, sie digital zu speichern. Dies bietet den Vorteil, dass du schnell und einfach auf sie zugreifen kannst und sie vor Verlust und Beschädigung geschützt sind.

Steuererklärung: Dokumente bis zu 10 Jahren aufbewahren

Du musst für die Steuererklärung Unterlagen aufbewahren, die bis zu einer Zehn-Jahres-Frist zurückliegen. Das Fachportal Handwerkcom weist darauf hin, dass Dokumente und Dateien, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden, bis zum Jahr 2023 aufbewahrt werden müssen. Ab diesem Zeitpunkt dürfen sie dann vernichtet werden. Es lohnt sich, einen Blick in deine Unterlagen zu werfen, um zu sehen, ob du etwas loswerden kannst. So kannst du Platz schaffen und deine Steuererklärung wird einfacher.

Sicher vertrauliche Unterlagen vernichten: Tipps

Du hast vertrauliche Unterlagen, die du vernichten musst? Aber wie und wo? Wenn du sie sicher entsorgen möchtest, empfehlen wir dir, sie zu schreddern oder in kleine Schnipsel zu zerreißen. Anschließend kannst du die zerstörten Unterlagen im Hausmüll oder im Altpapier entsorgen. Es ist auch ratsam, die Unterlagen auf beide Behälter zu verteilen, um sicherzugehen, dass sie sicher vernichtet werden. Wenn du deine Dokumente total zerstören möchtest, kannst du sie auch in der Mikrowelle vernichten. Aber beachte, dass dabei ein paar Gefahren lauern können, wie z.B. ein Brand oder ein Stromausfall. Deshalb sei lieber vorsichtig und entscheide dich für eine sichere Entsorgungsmethode.

 Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente

Kassenzettel: Warum Du ihn brauchst und was er dir bringt

Du fragst Dich, wofür Du eigentlich den Kassenzettel brauchst? Er ist super praktisch und kann Dir in vielen Situationen helfen. Zum einen kannst Du auf dem Kassenzettel überprüfen, was Dir berechnet wurde und ob der Rechnungsbetrag stimmt. So bist Du auf der sicheren Seite. Zum anderen kannst Du mit dem Kassenzettel Deinen Kauf nachweisen. Besonders hilfreich ist das, wenn Du unbeschädigte Ware umtauschen willst. Denn viele Läden verlangen einen Kassenbon, wenn Du etwas zurückgeben möchtest. Außerdem erhältst Du beim Kauf oft eine Garantiekarte mit dem Kassenzettel. Damit bist Du beim Kauf abgesichert, falls etwas nicht funktioniert oder nicht mehr so ist, wie es bei der Kauf war.

Unternehmer: 6-10 Jahre alte Unterlagen aufbewahren

Du hast gerade ein eigenes Unternehmen gegründet? Super, herzlichen Glückwunsch! Wenn du wirtschaftlich erfolgreich sein möchtest, ist es wichtig, dass du bestimmte Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrst. Darunter fallen beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Lohnabrechnungen. Alles, was mit dem Steuerrecht zu tun hat, muss sogar 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem die Anlagen zur Steuererklärung und die Steuerbescheide. Um zu vermeiden, dass du eines Tages nicht mehr weißt, was du aufbewahren musst, ist es sinnvoll, sich ein System zu überlegen, nach dem du deine Unterlagen archivierst und sie regelmäßig sichtest. So hast du deine wichtigsten Dokumente jederzeit zur Hand und kannst sie auch problemlos finden, wenn du sie mal brauchst.

Aufbewahrungspflicht gemäss ArGV1: Personaldokumente 5 Jahre speichern

Du musst dich als Arbeitgeber an die 5-jährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) halten. Das bedeutet, dass du Personaldokumente, Informationen zur Beschäftigungsart, Ein- und Austrittsdaten, Arbeits- und Ruhezeiten, Lohnzuschläge sowie medizinische Abklärungen für mindestens 5 Jahre aufbewahren musst. Es ist wichtig, dass du diese Daten sicher speicherst, um die Privatsphäre und Rechte deiner Mitarbeitenden zu schützen.

BGB: Arbeitgeber müssen Unterlagen 3-30 Jahre aufbewahren

Du solltest als Arbeitgeber*in wissen, dass du Arbeitszeugnisse und andere Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, mindestens drei Jahre lang aufbewahren musst. Falls du in einem gerichtlichen Verfahren beteiligt bist, z.B. durch Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile, musst du diese Unterlagen sogar 30 Jahre lang aufheben. Diese Fristen gelten gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Daher ist es wichtig, dass du sie einhältst und deine Unterlagen ordentlich aufbewahrst.

Kontoauszüge aufbewahren: 3 Jahre lang für Nachweis

Du fragst Dich, wie lange Du Kontoauszüge von Dir als Privatperson aufheben solltest? Grundsätzlich empfiehlt es sich, Kontoauszüge mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, denn nur so kannst Du im Fall der Fälle nachweisen, dass Du eine Zahlung erbracht oder erhalten hast. Es ist also ratsam, die Kontoauszüge möglichst lange aufzubewahren, da sie Dir bei eventuellen Streitigkeiten eine wichtige Grundlage bieten. Zusätzlich solltest Du aber auch alle anderen Belege wie Rechnungen, Verträge und ähnliches, die für den Zahlungsverkehr relevant sind, mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Dies hat den Vorteil, dass Du Dir immer einen Nachweis über eingegangene oder ausgeführte Zahlungen sicherstellen kannst.

Aufbewahrung von Bankunterlagen: Was musst du beachten?

Du bist als Privatperson in der Regel nicht dazu verpflichtet, Bankunterlagen wie Kontoauszüge aufzuheben. Du solltest aber bedenken, dass du die Unterlagen zur Vorlage bei der Steuerbehörde benötigst, falls du Nachweise erbringen musst. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn du jährlich Einkünfte von über 500000 Euro erzielst, musst du deine Unterlagen für mindestens sechs Jahre aufbewahren. Diese Regel gilt, um eine korrekte Abrechnung mit dem Finanzamt sicherzustellen.

Lebenswichtige Dokumente sicher aufbewahren

Du solltest Deine wichtigsten Dokumente wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Ausweise, Kaufverträge, Versicherungsunterlagen und Steuerbescheide unbedingt lebenslang aufbewahren. Auch Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, Kraftfahrzeugschein und -brief, sowie Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie Notarverträge, Grundbuchauszüge, Baugenehmigungen und Grundrisse solltest Du immer griffbereit haben. Dafür eignen sich Ordner oder Schließfächer, aber auch digitale Speichermedien wie USB-Sticks oder externe Festplatten. Achte darauf, dass Du die Dokumente regelmäßig aktualisierst und an neue Adressen, Namensänderungen etc. anpasst.

6 Jahresfrist für Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen

Du musst als Arbeitgeber laut gesetzlichen Bestimmungen mindestens sechs Jahre lang die Gehaltsabrechnungen aller deiner Arbeitnehmer*innen aufbewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Das heißt, dass alle Unterlagen aus dem Jahr 2019 spätestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden können. Es ist jedoch wichtig, dass du die Gehaltsabrechnungen die ganze Zeit über sicher aufbewahrst und darauf achtest, dass sie nicht in die falschen Hände geraten. Bei der Vernichtung der Unterlagen musst du ebenfalls vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können.

Gesetzliche Verjährungsfrist für Unterlagen nach Erbschaft

Du hast vor kurzem ein Unternehmen geerbt und fragst Dich, wie lange Du die geschäftsrelevanten Unterlagen, die sich im Nachlass befinden, aufbewahren musst? Eine Orientierungshilfe kann Dir die gesetzliche Verjährungsfrist liefern, die in § 195 BGB normiert ist. Sie beträgt in der Regel drei Jahre. Es lohnt sich, die Unterlagen so lange aufzubewahren, da sie möglicherweise in zukünftigen Rechtsstreitigkeiten benötigt werden. Wenn Du jedoch eine kürzere Frist einhalten möchtest, solltest Du Dir die gesetzlichen Bestimmungen dazu genau ansehen. Es gibt nämlich einige Ausnahmen, die eine kürzere Verjährungsfrist vorsehen.

Aufräumen und Entsorgen Deiner Kontoauszüge: Tipps & Regeln

Klar, die Aufbewahrungsfristen für deine Kontoauszüge als Unternehmer:in müssen beachtet werden. Aber was passiert dann? Wenn du deine alten Kontoauszüge entsorgen möchtest, gibt es einige Regeln, die du beachten solltest. Auszüge aus dem Kontoauszugsdrucker müssen im Restmüll entsorgt werden, während die selbst ausgedruckten Kontobelege aus dem Online Banking im Altpapier landen dürfen. Auf diese Weise kannst du dein Konto aufräumen und deine Unterlagen sicher und nachhaltig entsorgen. Wenn du dir nicht sicher bist, wohin du deine Unterlagen entsorgen sollst, kannst du dich auch an deine Bank wenden, die dir konkrete Tipps geben kann.

Schlussworte

Das kommt darauf an, welche Papiere du aufbewahren möchtest. Allgemein gesagt, solltest du wichtige Dokumente wie Geburtsurkunden, Eheurkunden, Steuerunterlagen und Verträge so lange aufbewahren, bis sie nicht mehr relevant sind. Wenn es sich um Papiere handelt, die nicht mehr gebraucht werden, wie Bankauszüge oder Kreditkartenabrechnungen, kannst du sie nach einem Jahr entsorgen.

Du musst so lange wie möglich deine Papiere aufbewahren, weil du nie genau weißt, wann du sie noch einmal brauchen könntest. Es ist besser, auf Nummer sicher zu gehen, als später ein Problem zu haben.

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