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Wie lange muss man geschäftliche E-Mails aufbewahren? So schützen Sie Ihre Daten sicher!

Hallo zusammen!
Heute möchte ich mit euch darüber sprechen, wie lange man geschäftliche E-Mails aufbewahren muss. Wir alle sind in unserem Job oder Beruf täglich mit E-Mails konfrontiert, doch wie lange muss man diese aufheben? Ich möchte dir heute erklären, wie du mit der sicheren Aufbewahrung von E-Mails umgehen kannst.

Geschäftliche E-Mails müssen normalerweise so lange aufbewahrt werden, wie es die rechtlichen und gesetzlichen Vorschriften vorgeben. Diese können je nach Branche unterschiedlich sein. Am besten überprüfst du daher, was für deine Branche gilt. Dann kannst du sichergehen, dass du alle relevanten E-Mails lange genug aufbewahrst.

Aufbewahrungsfristen für E-Mails: Gesetzliche Vorgaben beachten

Du solltest Dich immer an Aufbewahrungsfristen halten, wenn Du E-Mails speicherst. In vielen Fällen kannst Du Dich an die gesetzlichen Vorgaben halten, die sich an den Inhalt der E-Mails orientieren. Zum Beispiel müssen Buchungsbelege für gewöhnlich zehn Jahre aufbewahrt werden, während Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre archiviert werden müssen. Es ist wichtig, dass Du Dir die gesetzlichen Vorschriften bewusst machst, damit Du nicht in Schwierigkeiten gerätst. Außerdem musst Du darauf achten, dass die E-Mails nicht nur gespeichert, sondern auch regelmäßig gesichert werden. So kannst Du sichergehen, dass Du alle notwendigen Unterlagen aufbewahrst und sie im Notfall auch zur Hand hast.

E-Mail-Archivierung: Sicher Speichern & Kosten Sparen

Du hast schon von E-Mail-Archivierung gehört? Sie ist eine sinnvolle Möglichkeit, E-Mails und Anhänge sicher zu speichern. Der große Vorteil dabei ist, dass du zukünftig nicht mehr darauf angewiesen bist, deine E-Mails und Anhänge andernorts aufzubewahren. Dies spart nicht nur eine Menge Speicherplatz, sondern senkt auch die Kosten für externe Datensicherungen. So kannst du sichergehen, dass deine Daten jederzeit schnell und einfach verfügbar sind, wenn du sie brauchst.

Archiviere deine E-Mails nach HGB & AO

Du musst deine E-Mails nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Abgabenordnung (AO) archivieren. In § 238 Abs. 2 des HGB wird klar definiert, dass jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden muss. Dies umfasst alle E-Mails, die im Rahmen der Geschäftskorrespondenz deines Unternehmens versendet werden. Laut § 147 der Abgabenordnung (AO) musst du auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug archivieren. Dies ist besonders wichtig, da du bei einer Prüfung durch den Finanzamt nachweisen musst, dass du alle relevanten E-Mails aufbewahrt hast.

E-Mails am Arbeitsplatz richtig verwalten: Datenschutz & Konsequenzen

Du darfst E-Mails weder im inneren noch im äußeren Bereich deines Arbeitsplatzes ungelesen löschen. Vor allem, wenn dein Arbeitgeber:in dir ausdrücklich sagt, dass du die eingegangenen E-Mails bearbeiten musst. Es ist also wichtig, dass du alle E-Mails, die du während deiner Arbeit erhältst, liest und entsprechend handelst. Es ist ebenso wichtig, dass du die Datenschutzbestimmungen deines Arbeitgebers:in einhältst und die E-Mails nur für den vorgesehenen Zweck verwendest. Wenn du deine E-Mails nicht richtig verwalten kannst, kann es auch zu Konsequenzen für dich führen. Deshalb ist es wichtig, dass du alle E-Mails, die du bekommst, sorgfältig bearbeitest.

Aufbewahrungspflicht geschäftlicher E-Mails

E-Mails sicher archivieren: Löschintervall einstellen

Du hast den Ordner deines Postfachs überprüft und möchtest sichergehen, dass deine E-Mails nicht versehentlich gelöscht werden? Dann kannst du für jeden Ordner im Postfach ein sogenanntes Löschintervall festlegen. Dieses Intervall bestimmst du, indem du die gewünschte Zeitspanne einstellst, nach der deine E-Mails automatisch gelöscht werden. Wichtig ist dabei, dass du beachtest, dass einmal gelöschte E-Mails nicht rückgängig gemacht werden können. Solltest du also zum Beispiel deine E-Mails nur kurzzeitig archivieren wollen, kannst du nach Ablauf des Löschintervalls ein neues Intervall einstellen. So kannst du sichergehen, dass du immer die volle Kontrolle über deine E-Mails hast.

Löschung von Kundendaten: Wann musst Du sie löschen?

Du fragst Dich, wann Du Kundendaten löschen musst? Ganz einfach: Sobald der Zweck, für den Du die Daten erhoben hast, erfüllt ist oder die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Aber auch außerhalb dessen hast Du eine Pflicht: Ein Betroffener kann Dich jederzeit auffordern, seine personenbezogenen Daten zu löschen. Als Unternehmer bist Du dann dazu verpflichtet, die Löschung zu gewährleisten. Es ist wichtig, dass Du Dir diese Fristen gut einprägst, damit Du nicht gegen das Datenschutzrecht verstößt.

E-Mails nach 10 Jahren löschen: 4.HGB und 147 Abs.3 AO

Du hast vielleicht schon einmal vom 4. HGB und 147 Abs. 3 AO gehört und fragst Dich, was das bedeutet? In Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Daten für eine gewisse Zeit aufzubewahren. Eine praktikable und angemessene Umsetzung dieser Löschpflichten ist, dass E-Mails nach Ablauf von 10 Jahren gelöscht werden, sofern auch der datenschutzrechtliche Zweck erfüllt ist. Diese Regelung wird in der Abgabenordnung (AO) festgehalten. Um die Einhaltung dieser Bestimmungen sicherzustellen, ist es wichtig, dass Unternehmen regelmäßig die Einhaltung überprüfen und zeitnah reagieren, wenn sich Änderungen ergeben.

Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahren

Seit dem Steueränderungsgesetz 1998 sind Buchungsbelege nun 10 Jahre aufzubewahren. Darunter fallen zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Betriebskostenabrechnungen und Bewertungsunterlagen. Auch weitere Einträge zählen zu den Buchungsbelegen. Du solltest deshalb darauf achten, dass alle relevanten Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden. Dann bist Du auf der sicheren Seite.

Löschen personenbezogener Daten: Was du beachten musst

Du hast vor, personenbezogene Daten zu löschen? Dann bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite, denn laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen dazu verpflichtet. Dies gilt zum Beispiel, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden oder sie für den ursprünglichen Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. Aber auch der Schutz von Kindern wird durch die DSGVO gestärkt. Es ist wichtig, dass du dir immer bewusst bist, dass du bei der Verarbeitung personenbezogener Daten einer Reihe von Verpflichtungen unterliegst.

Lösche Daten, die nicht mehr benötigt werden – Prüfe Aktualität

Grundsätzlich sind Unternehmen berechtigt, Daten solange zu speichern, wie es für den konkreten Zweck, für den sie erhoben wurden, notwendig ist. Anschließend müssen die Daten gelöscht werden. Um die Notwendigkeit zu beurteilen, solltest du dich an den Verwendungszweck halten, den du festgelegt hast. Dieser Verwendungszweck ist der Referenzpunkt, um die erforderlichen Daten zu bestimmen. Es ist wichtig, dass du deine Daten regelmäßig auf Aktualität überprüfst und auch löschst, wenn sie nicht mehr benötigt werden. So kannst du sicherstellen, dass deine Daten nicht zu lange gespeichert werden.

 Aufbewahren von geschäftlichen E-Mails-Zeitrahmen

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: 6 oder 10 Jahre?

Du fragst Dich, wie lange Du Deine steuerrelevante Geschäftsunterlagen aufbewahren musst? Die Antwort lautet: 6 oder 10 Jahre. Diese Fristen sind in der Abgabenordnung genau geregelt. Während die allgemeine Aufbewahrungsfrist 6 Jahre beträgt, gibt es laut § 147 Abs. 19 AO auch eine spezielle Regelung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, die 10 Jahre beträgt. Es ist wichtig, dass Du Dich an diese Fristen hältst, da ansonsten hohe Strafen drohen können. Deshalb ist es ratsam, die Unterlagen sicher und strukturiert zu archivieren. Wenn Du Dir unsicher bist, wie lange Du Deine Unterlagen aufbewahren musst, solltest Du Dich an einen Steuerberater wenden. Er kann Dir bei der Einhaltung der Fristen helfen.

Sichere E-Mails in Outlook: 12 Monate im OST-Cache speichern

In den meisten Fällen bleiben E-Mails, die du in Outlook empfängst, 12 Monate im lokalen Cache, auch als OST-Datei bekannt. Damit du die E-Mails auch über einen längeren Zeitraum immer noch ansehen kannst, werden sie hier für dich gespeichert. Doch sobald die E-Mails den festgelegten Synchronisierungszeitraum überschritten haben, werden sie aus dem lokalen Cache entfernt und du kannst sie in Outlook nicht mehr ansehen. Damit du auch weiterhin auf ältere E-Mails zugreifen kannst, solltest du sie also regelmäßig sichern.

Gelöschte E-Mail wiederherstellen: So geht’s im Papierkorb

Du denkst, du hast eine E-Mail gelöscht, aber sie ist immer noch da? Keine Sorge! Meist wird eine E-Mail, die man aus seinem Posteingang löscht, nicht endgültig gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben. Aber selbst dann ist sie nicht komplett weg – man kann die E-Mail immer noch zurückholen. Der Papierkorb ist ein Ordner in deinem Postfach, in dem gelöschte E-Mails gesammelt werden. Dort kannst du sie jederzeit wiederherstellen. Also, kein Grund zur Panik, wenn du mal versehentlich eine E-Mail gelöscht hast – du kannst sie immer noch zurückholen. Und wenn du sie wirklich loswerden willst, dann müsstest du sie auch aus dem Papierkorb löschen.

E-Mails auf dem Server behalten – So geht’s!

Du fragst Dich vielleicht, wie Du Deine E-Mails auf dem Server behalten kannst. Normalerweise ist das immer die Standardeinstellung. Sobald Du eine E-Mail empfängst, wird sie auf dem Server gespeichert. Wenn Du die E-Mail dann löschst, wird sie in den Papierkorb verschoben. Wenn Du die E-Mail aus dem Papierkorb löschst, wird sie endgültig vom Server gelöscht. Aber es gibt auch Möglichkeiten, E-Mails auf dem Server zu behalten, auch wenn Du sie herunterlädst. Zum Beispiel kannst Du in den Einstellungen Deines E-Mail-Programms einstellen, dass die E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben, auch wenn Du sie herunterlädst. Auf diese Weise kannst Du auf jeder Plattform auf Deine E-Mails zugreifen, ohne sie erneut herunterladen zu müssen.

Speichere deine E-Mails bei der Telekom nie mehr!

Du hast Probleme mit dem Speichern deiner E-Mails? Bei der Telekom werden deine E-Mails immer 90 Tage auf dem E-Mail-Server gespeichert, bevor sie automatisch gelöscht werden. Das kannst du aber ändern! Im E-Mail Center1702 hast du die Möglichkeit deine E-Mails auf „nie löschen“ zu stellen. So kannst du sicher sein, dass deine E-Mails nicht verloren gehen.

Outlook: E-Mails länger als 3 Monate speichern

Du hast gerade Outlook installiert und wunderst Dich vielleicht, warum Deine E-Mails nach 3 Monaten verschwinden? Dann lies weiter! Die Speicherdauer der E-Mails kannst Du in den neueren Outlook-Versionen anpassen. Seit Outlook 2010 ist die Speicherdauer standardmäßig auf „Unbegrenzt“ eingestellt. Falls Du von einer älteren Version auf eine neuere geupgraded hast, kann es trotzdem sein, dass die E-Mails nach 3 Monaten verschwinden. In dem Fall musst Du die Speicherdauer manuell anpassen, um die E-Mails länger als 3 Monate zu behalten. Öffne dazu in Outlook die Optionen und wähle dort unter „Erweitert“ die Option „Lokalen Ordner“. Dort kannst Du die Speicherdauer in Tagen anpassen und so die E-Mails über einen längeren Zeitraum speichern.

Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeugnisse und mehr

Du musst als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bestimmte Unterlagen wie Arbeitszeugnisse, Mahnbescheide, Prozessakten oder Urteile über einen längeren Zeitraum aufbewahren. Für Arbeitszeugnisse gilt dabei eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Unterlagen, die beispielsweise gerichtliche Verfahren betreffen, müssen hingegen 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Damit du auf Nummer sicher gehst und keine Konsequenzen zu befürchten hast, solltest du alle Unterlagen, die für dein Arbeitsverhältnis relevant sind, so lange aufheben, bis die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Wichtige Dokumente aufbewahren: Kontoauszüge, Steuerbescheide usw.

09.2019

Es gibt viele Dokumente, die du länger aufbewahren solltest. Kontoauszüge sind ein wichtiger Nachweis, genauso wie Steuerbescheide, die du langfristig archivieren solltest. Versicherungsscheine kannst du erst nach Vertragsende entsorgen. Rechnungen solltest du als Nachweis für Gewährleistung aufbewahren. Wichtig sind auch Mietvertrag und Wohnungsübernahme sowie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen. Urkunden solltest du im Original behalten. Falls du mal nicht weißt, was du aufheben musst, haben wir hier noch ein paar weitere Einträge für dich: Mietvertrag und Wohnungsübernahme, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen, Garantiedokumente, Geburtsurkunden, Schul- und Ausbildungszeugnisse, Urlaubsplaner, Kontoauszüge, Steuerbescheide, Rechnungen, Versicherungsverträge und Scheine sowie Belege über Spenden und andere Zahlungen. Egal, was du aufhebst, denke immer daran, dass du die Unterlagen immer griffbereit haben solltest, zum Beispiel in einem Ordner oder einer Box. So hast du sie schnell zur Hand, wenn du sie brauchst. Sei außerdem darauf vorbereitet, dass einige dieser Unterlagen sogar mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel Kontoauszüge und Steuerbescheide, die du mindestens bis zum 01.04.2019 aufbewahren solltest.

Aufbewahrung von Dokumenten – Original aufbewahren & sicher verstauen

Du solltest unbedingt daran denken, deine wichtigsten Dokumente im Original aufzubewahren. Dazu zählen beispielsweise befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben. Ebenso solltest du auch Arbeitsverträge mit nachträglichem Konkurrenzverbot im Original aufbewahren. Das schützt dich vor bösen Überraschungen. Natürlich ist es auch wichtig, dass du die Dokumente an einem sicheren Ort aufbewahrst. Eine Möglichkeit wäre, ein Schließfach zu mieten, in das du alles verstauen kannst. So hast du deine Unterlagen auf jeden Fall sicher untergebracht.

Nachrichten löschen oder archivieren: Was passiert?

Du wunderst Dich, was mit einer Nachricht passiert, wenn Du sie aus Deinem Posteingang entfernst? Wenn Du sie löschst, wird sie noch 30 Tage im Papierkorb aufbewahrt. Danach wird sie endgültig gelöscht. Wenn Du eine Nachricht nicht löschen, sondern nur aus Deinem Posteingang entfernen möchtest, kannst Du sie auch archivieren. Hierdurch wird sie nicht endgültig gelöscht, sondern nur aus Deinem Posteingang verschoben. Sie kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Zusammenfassung

Geschäftliche E-Mails müssen normalerweise für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren aufbewahrt werden. Dies ist normalerweise länger als deine persönlichen E-Mails, da sie oft wichtige Informationen enthalten, die du für eine spätere Referenz behalten musst. Es ist wichtig, dass du sie sicher aufbewahrst, da du sie eventuell für zukünftige Geschäftszwecke benötigst. Es ist eine gute Idee, sie regelmäßig zu archivieren, um sicherzustellen, dass sie sicher und leicht verfügbar sind, wenn du sie brauchst.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es wichtig ist, geschäftliche E-Mails aufzubewahren, aber man sollte nicht länger als nötig aufbewahren. Du solltest E-Mails regelmäßig löschen, um sicherzustellen, dass du nicht mehr Speicherplatz als nötig belegst.

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