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Wie lange muss man Personalunterlagen aufbewahren? Erfahre die Antworten in unserem Blog Artikel!

Hallo! Hast du dich auch schon mal gefragt, wie lange man Personalunterlagen aufbewahren muss? Hier erfährst du, worauf du achten musst und welche gesetzlichen Vorschriften es gibt.

Grundsätzlich musst du deine Personalunterlagen mindestens 4 Jahre aufbewahren. Nach Ablauf dieser Frist kannst du die Unterlagen entsorgen. Wichtig ist aber, dass du auf alle Fälle die Unterlagen aufbewahrst, wenn du ein Beschäftigungsverhältnis beendet hast, denn dann musst du sie für 8 Jahre aufheben.

Lohnunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren | Gewinnermittlung & Finanzbehörde

Du musst als Arbeitgeber die Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, 10 Jahre lang aufbewahren. Hierzu gehören insbesondere Lohnlisten, Einkommensnachweise, Lohnsteuerdokumente sowie Jahresabschlüsse. Diese Unterlagen solltest Du also sorgfältig archivieren, da sie im Falle einer Prüfung, zum Beispiel durch die Finanzbehörden, vorzulegen sind. Außerdem solltest Du sie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind.

Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen: 6 oder 10 Jahre?

Du hast wahrscheinlich schon einmal davon gehört, dass es für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz Fristen gibt. Wie zum Beispiel Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen und Belege für den Lohnsteuerabzug. Diese dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Aber es gibt auch einige Dokumente, die du länger aufbewahren musst. Für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, gilt nämlich eine Aufbewahrungspflicht von ganzen zehn Jahren! Deswegen solltest du deine Unterlagen immer gut aufbewahren. Denn wenn du sie aufbewahrst, hast du immer den Nachweis, dass du alles richtig gemacht hast.

Anspruch auf Einsicht in Personalakte nach Arbeitsverhältnis

Du hast nach Beendigung Deines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Einsicht in Deine Personalakte, die Dein ehemaliger Arbeitgeber weiter aufbewahrt. Dieser Anspruch resultiert aus Art. 1 Abs. 1 des Grundgesetzes und verlangt keine Darlegung eines konkreten berechtigten Interesses. Du kannst Dich daher jederzeit darum bemühen, Einblick in Deine Personalakte zu erhalten und so einen gesicherten Überblick über Deine bisherige berufliche Entwicklung zu erhalten.

Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen: 6 Jahre!

Du musst Deine Lohnabrechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Das ist besonders wichtig, weil sie die Lohnsteuer betreffen. Wenn Du also Lohnabrechnungen aus dem Jahr 2016 in Deinen Unterlagen hast, musst Du sie erst ab 2022 entsorgen. 2022 abgerechnete Lohnabrechnungen können dann erst Ende 2028 weggeworfen werden. Dasselbe gilt auch für jede weitere Lohnabrechnung, die Du erhältst. So hast Du immer Deine Unterlagen griffbereit, wenn du sie mal benötigst.

Personalunterlagen aufbewahren - wie lange?

Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente: 10 Jahre

Du solltest grundsätzlich alle geschäftlichen Dokumente, die als Nachweis für die Buchhaltung und Besteuerung dienen, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Rechnungen, Belege, Verträge und sonstige Unterlagen. Es ist daher sehr wichtig, dass Du diese Unterlagen sicher und gut sichtbar an einer zentralen Stelle aufbewahrst. Dies hilft Dir später, wenn Du beispielsweise eine Finanzprüfung bekommst. Es ist also ratsam, alle Dokumente vollständig und griffbereit zu haben.

Aufbewahren: Wichtige Dokumente immer in Papierform

Du solltest deine wichtigsten Dokumente immer in Papierform aufbewahren. Dazu gehören befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben oder auch Arbeitsverträge mit nachträglichem Konkurrenzverbot, die es dir ermöglichen, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Konkurrenzklausel zu vereinbaren. Es lohnt sich also, auf jeden Fall ein entsprechendes Dokument aufzubewahren, um mit einem Nachweis für eine solche Klausel aufzuwarten. Denn oft ist nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine solche Vereinbarung nicht mehr durchsetzbar. Deshalb solltest du darauf achten, diese wichtigen Dokumente immer in Papierform aufzubewahren.

Mitarbeiterdaten: Wann werden sie gelöscht?

Normalerweise musst du als Mitarbeiter nach dem Ende deines Arbeitsverhältnisses darauf vertrauen können, dass deine Daten gelöscht werden. Es sei denn, dass diese Daten für ein gerichtliches Verfahren relevant werden könnten. In diesem Fall ist es wichtig, dass die Daten so lange aufbewahrt werden, bis sie für die Regelverjährungsfrist, die 3 Jahre beträgt, nicht mehr benötigt werden.

Aufbewahrung von Bewerberdaten: Einwilligung erforderlich

Du solltest deine Bewerberdaten nicht länger als 6 Monate aufbewahren. Es sei denn, der Bewerber hat seine Einwilligung gegeben, dass seine Daten länger gespeichert werden dürfen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn der Arbeitgeber die Bewerberdaten für zukünftige freie Stellen prüfen möchte. In diesem Fall ist es unerlässlich, eine schriftliche Einverständniserklärung des Bewerbers einzuholen. Achte also darauf, dass du stets die Einwilligung des Bewerbers hast, wenn du die Daten länger als 6 Monate aufbewahren möchtest.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gem. MwStG beachten

Du musst Geschäftsunterlagen laut Art 70 Ziff 3 des Mehrwertsteuergesetzes (MwStG) für 20 Jahre aufbewahren. Das gilt für alle Unterlagen, die für die Ermittlung der Steuerschuld und Steuerfestsetzung wichtig sind. Dazu zählen zum Beispiel Rechnungen, Belege und Kontenbewegungen. Es ist also wichtig, dass Du Dich an die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hältst, um im Falle einer Steuerprüfung auf die Unterlagen zurückgreifen zu können. Achte daher darauf, dass alle Unterlagen über die vorgeschriebene Frist hinaus aufbewahrt werden. Eine gute Möglichkeit, die Unterlagen sicher zu verwalten, ist die digitale Archivierung. So hast Du alle Unterlagen jederzeit griffbereit und sparst Platz.

Personalakte: Was darf und was nicht?

In einem Unternehmen ist es wichtig, dass die Personalakte über alle wichtigen Informationen eines Mitarbeiters verfügt. Doch nicht alles, was man über eine Person weiß, darf in die Personalakte eingetragen werden. So ist es beispielsweise nicht erlaubt, gesundheitliche Daten eines Angestellten dort abzuspeichern. Denn solche Informationen gehören in die Privatsphäre des Menschen und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Daher solltest Du darauf achten, dass alle Daten, die Du in einer Personalakte speicherst, vertraulich behandelt werden. Außerdem muss jeder Mitarbeiter auf Wunsch Einsicht in seine Personalakte erhalten. So kann er sich über den aktuellen Stand informieren und bei Bedarf auch selbst Änderungen vornehmen.

 Personalunterlagen aufbewahren: wie lange

Gesetzlich Versicherte: Unterlagen ordentlich archivieren!

Du als gesetzlich Versicherter solltest deine Unterlagen wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise unbedingt aufbewahren. Auch Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- oder Arbeitslosengeld solltest du ordentlich archivieren. Denn erst, wenn alle Unterlagen vorliegen, kann dein Rentenanspruch geklärt und bestätigt werden. Daher lohnt es sich, alle Dokumente sorgfältig aufzubewahren.

Besondere Bescheinigung an Arbeitgeber: Wichtige Info!

Du als Arbeitnehmer bist verpflichtet, deinem Arbeitgeber die Besondere Bescheinigung mit den Besteuerungsmerkmalen zu übergeben. Diese Bescheinigung ist wichtig, damit dein Arbeitgeber die korrekte Lohnsteuer und Lohnsteuerabzugsbeträge ermitteln kann. Dein Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Bescheinigung während des Dienstverhältnisses aufzubewahren. Diese Frist endet spätestens am Ablauf des Kalenderjahres. Solltest du also ein neues Dienstverhältnis beginnen, musst du deinem Arbeitgeber unbedingt eine neue Besondere Bescheinigung übergeben.

Aufbewahrungspflicht von Unterlagen: 5 Jahre nach ArGV1

Du musst als Arbeitnehmer/in wissen, dass du für arbeitsrechtliche Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren hast. Das steht nämlich in Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Es geht um Dokumente, die sich zum Beispiel auf Personalien, Beschäftigungsart, Ein- und Austritt, Arbeits- und Pausenzeiten, Ruhezeiten, Lohnzuschläge und medizinische Abklärungen beziehen. Damit du deine Rechte als Arbeitnehmer/in kennst und auch durchsetzen kannst, solltest du deine Unterlagen also genau aufbewahren – für mindestens fünf Jahre!

Grundstücksbesitzer: Warum Rechnungen der letzten 5 Jahre aufheben?

Du musst als Grundstücksbesitzer keine fünf Jahre aufbewahren, aber es kann gut sein, dass du deine Rechnungen für Leistungen am Grundstück doch ein paar Jahre aufheben solltest. Nicht nur, weil du vielleicht noch einen Gutschrift oder eine Erstattung erhältst, sondern auch, weil du im Falle einer Gewährleistungspflicht des Dienstleisters auf Beweise angewiesen sein könntest. Daher ist es nicht verkehrt, die Rechnungen der letzten fünf Jahre aufzuheben. Auf diese Weise kannst du deine Rechte gegenüber dem Dienstleister notfalls verteidigen.

Personalakten sicher schützen: Einweg-Codes, Passwörter & mehr

Du musst die Personalakten deiner Firma besonders gut schützen, damit sie vor neugierigen Blicken geschützt sind. Ein geeigneter Ort hierfür ist beispielsweise das Personalbüro, ein Archiv, ein Aktenschrank, ein Keller oder auch der Computer der Geschäftsführung. Es ist wichtig, dass du auf die Sicherheit der Personalakten achtest und die Einsichtnahme von Unbefugten verhinderst. Dazu können Passwörter, Einweg-Codes oder eine Zutrittskontrolle eingesetzt werden. So kannst du sicherstellen, dass die vertraulichen Informationen deiner Personalakten nur von autorisierten Personen eingesehen werden.

Vital beim Tod eines Angehörigen: Dokumente aufbewahren

Es ist wichtig, dass Du bei dem Tod eines Angehörigen alle Dokumente sorgfältig aufbewahrst. Dazu zählen neben der Sterbeurkunde auch der Erbschein und das Testament. Auch Geburts- oder Heiratsurkunden können später noch relevant sein, vor allem, wenn es um die Erbschaft geht. Daher solltest Du diese Dokumente mindestens so lange parat haben, bis die Erbschaft abschließend geklärt ist. Solltest Du die Unterlagen nicht mehr aufbewahren wollen, empfiehlt es sich, sie an eine Notarin oder einen Anwalt zu übergeben, die Dir zur Seite stehen können.

30 Jahre Verjährungsfrist bei titulierter Forderung beachten

Du hast eine titulierte Forderung, die durch ein Gerichtsurteil, einen Vollstreckungsbescheid oder eine notarielle Urkunde entstanden ist? Dann musst du wissen, dass diese Forderung erst nach einer Verjährungsfrist von 30 Jahren erlischt. Bis dahin ist die Forderung für den Gläubiger gültig. So hast du genügend Zeit, um die Forderung zu bezahlen. Solltest du aber nicht pünktlich zahlen, kann es sein, dass der Gläubiger eine Vollstreckung in dein Vermögen beantragt. Sei also pünktlich und regele die titulierte Forderung!

Arbeitgeber: Dreijährige Aufbewahrungsfrist – Rechte kennen und wahrnehmen

Du hast vor Kurzem deinen Job beendet und fragst dich, wie lange dein Arbeitgeber deine Unterlagen aufbewahren muss? Grundsätzlich gilt hierfür eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Während dieser Zeit haben ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen noch Anspruch darauf, ein Arbeitszeugnis anzufordern oder, je nach Fall, Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Wenn dein Arbeitgeber deine Unterlagen länger als drei Jahre aufbewahren möchte, dann muss er dich darüber vorher informieren und deine Einwilligung einholen. Es ist also wichtig, dass du über deine Rechte Bescheid weißt und diese auch wahrnimmst, wenn du ein Arbeitszeugnis benötigst oder eine Entschädigung erhalten möchtest.

Aufbewahrungsfristen für betriebliche Altersvorsorge: 6-30 Jahre

Du hast deine betriebliche Altersvorsorge vor einiger Zeit beendet? Dann solltest du wissen, dass du die relevanten Aufzeichnungen und Unterlagen mindestens 6 Jahre aufbewahren musst, nachdem du dein Arbeitsverhältnis beendet hast. Diese Aufbewahrungsfrist kann sogar bis zu 30 Jahre betragen, wenn du erst nach mehr als 6 Jahren seit Ende deines Arbeitsverhältnisses von der betrieblichen Altersvorsorge Gebrauch machst. Daher ist es wichtig, dass du deine Unterlagen sorgfältig aufbewahrst und sie gegebenenfalls vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsprechend verlängerst.

Schlussworte

Du musst deine Personalunterlagen mindestens 4 Jahre lang aufbewahren. Am besten ist es aber, sie so lange wie möglich aufzubewahren, da sie bei rechtlichen Streitigkeiten manchmal noch nach Jahren benötigt werden.

Du musst deine Personalunterlagen so lange wie möglich aufheben. Die Vorschriften dazu sind von Land zu Land unterschiedlich, aber normalerweise müssen sie mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Vergiss also nicht, deine Personalunterlagen sorgfältig und lange genug aufzubewahren, um rechtlichen Schwierigkeiten aus dem Weg zu gehen.

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